Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Dealer Suite 360 (dealersuite360.com) est établie à Toronto (Ontario), au Canada. Nous offrons des services de récupération des réclamations de garantie et une plateforme de gestion aux concessions de VR au Canada et aux États-Unis. Dans cette politique, « nous » et « notre » désignent Dealer Suite 360.

2. Renseignements que nous recueillons

• Renseignements que vous nous fournissez : votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre rôle, le nom de votre concession, votre pays et votre province ou État, votre langue préférée et les détails que vous choisissez de nous transmettre dans nos formulaires (par exemple votre volume d’unités, les fabricants que vous vendez, l’offre que vous réservez ou votre message).
• Candidatures : les renseignements du formulaire de carrières ainsi que le CV et la lettre de présentation que vous téléversez.
• Clavardage : les questions que vous posez à notre assistant et, si vous demandez un audit par ce moyen, la conversation et les coordonnées que vous fournissez.
• Comptes du portail : les renseignements de compte et de connexion des utilisateurs des concessions et des opérateurs, ainsi que les renseignements sur la concession, les unités, les réclamations, les photos et la facturation saisis dans le portail.
• Renseignements recueillis automatiquement : des données techniques comme votre adresse IP, votre navigateur et votre type d’appareil, les pages consultées et la campagne qui vous a amené sur notre site (par exemple des balises UTM ou des identifiants de clic publicitaire), ainsi que des témoins — voir notre Politique de témoins.
• Données d’interaction avec nos courriels : si nos courriels ont été livrés, ouverts ou cliqués (voir la section 5).

3. Comment nous les utilisons

• Pour répondre à vos demandes, préparer votre audit gratuit des réclamations et faire le suivi au sujet de l’offre ou du service demandé.
• Pour faire l’intégration de votre concession et fournir nos services, y compris la récupération des réclamations, le portail, le soutien et la facturation.
• Pour examiner les candidatures.
• Pour mesurer et améliorer notre site, nos courriels et notre publicité — les témoins d’analyse et de publicité ne sont utilisés que si vous les acceptez.
• Pour assurer la sécurité de nos services, prévenir la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

4. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels avec votre consentement, qui peut être exprès (par exemple la case de consentement de nos formulaires) ou implicite lorsque c’est approprié. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en communiquant avec nous. Ce retrait peut limiter notre capacité à vous offrir un service.

5. Communications par courriel et suivi

Nous envoyons nos courriels — confirmations, réponses à vos demandes, suivis et avis liés à votre compte — par l’intermédiaire de notre fournisseur de services de courriel, Resend.

Nos courriels peuvent contenir une petite image invisible et des liens qui passent par notre adresse de suivi (links.dealersuite360.com). Ils nous indiquent si un courriel a été livré, s’il a été ouvert et à quel moment, et quels liens ont été cliqués, ainsi que l’appareil, le navigateur et l’adresse IP approximatifs. L’information sur les ouvertures est approximative : certaines applications chargent les images automatiquement, et le blocage des images l’empêche.

Nous utilisons ces renseignements pour confirmer que nos courriels vous parviennent, faire le suivi au bon moment et améliorer nos communications. Nous les conservons jusqu’à 13 mois, puis nous les supprimons. Vous pouvez empêcher le suivi des ouvertures en désactivant le chargement automatique des images, ou nous demander de ne pas suivre vos courriels.

6. À qui nous les communiquons

Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement à des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise, en vertu de contrats qui les obligent à les protéger et à les utiliser seulement pour les services qu’ils nous rendent :

• Google Workspace — courriel et documents d’entreprise.
• Resend — envoi de nos courriels et suivi des livraisons, ouvertures et clics.
• Railway et Neon — hébergement de notre site, du portail et de la base de données.
• Cloudflare — services de nom de domaine et de réseau.
• Anthropic — réponses de l’assistant de clavardage de notre site.
• Web3Forms — service de secours qui transmet les formulaires si notre propre service n’est pas disponible.
• Google (Tag Manager, Analytics, Ads) — analyse du site et mesure publicitaire, seulement si vous acceptez ces témoins.
• HubSpot — analyse du site et notre dossier clients, seulement si vous acceptez ces témoins.
• Microsoft Clarity — rapports d’utilisation anonymes (cartes de chaleur et enregistrements de session) qui montrent comment notre site est utilisé, seulement si vous acceptez les témoins d’analyse.
• Meta (pixel et API Conversions) — mesure de nos annonces Facebook et Instagram, seulement si vous acceptez les témoins publicitaires.
• LinkedIn (Insight Tag) — mesure de nos annonces LinkedIn et nouvelle diffusion auprès des visiteurs précédents (reciblage), seulement si vous acceptez les témoins publicitaires.
• Si vous acceptez les témoins publicitaires et soumettez un formulaire, nous transmettons à Google et à Meta une copie hachée (chiffrée) de votre courriel et de votre numéro de téléphone pour mesurer nos annonces. Google et Meta ne peuvent pas lire les valeurs d’origine.
• Stripe — traitement des paiements effectués dans le portail.

7. Renseignements conservés à l’extérieur du Canada

Certains de nos fournisseurs conservent ou traitent des renseignements aux États-Unis ou dans d’autres pays. Avant de le faire, nous évaluons si ces renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. À l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays concerné et peuvent être accessibles à ses tribunaux et autorités.

8. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus — par exemple pendant nos discussions avec vous ou pendant la prestation de nos services — et selon ce que la loi exige, par exemple pour nos dossiers comptables. Les données de suivi des courriels sont supprimées après 13 mois. Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les rendons anonymes.

9. Comment nous les protégeons

Nous utilisons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment des connexions chiffrées (HTTPS), un accès limité aux personnes qui en ont besoin, des contrôles d’authentification dans le portail et des fournisseurs aux pratiques de sécurité rigoureuses. Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est entièrement sûre; si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons, ainsi que les autorités, comme la loi l’exige.

10. Renseignements que les concessions saisissent sur leurs clients

Lorsqu’une concession saisit les renseignements de ses clients dans le portail (par exemple pour traiter une réclamation de garantie), nous les traitons pour le compte de la concession et selon ses instructions. La concession est responsable d’obtenir le consentement nécessaire. Les clients peuvent s’adresser à leur concession, ou à nous, pour toute question.

11. Vos droits

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir comment ils ont été utilisés et communiqués.
• Nous demander de corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement ou nous demander de cesser d’utiliser vos renseignements à des fins de marketing.
• Lorsque la loi le prévoit (notamment au Québec), nous demander de supprimer ou de désindexer vos renseignements, ou de vous les transmettre dans un format technologique couramment utilisé.
• Porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, de la Commission d’accès à l’information.

12. Enfants

Notre site et nos services s’adressent aux entreprises et ne visent pas les enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à leur protection chez Dealer Suite 360. Pour exercer vos droits ou poser une question, écrivez à [email protected] en indiquant « Confidentialité » dans l’objet, ou appelez au (800) 431-4299. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut montre sa dernière modification; les changements importants seront signalés sur notre site.