Le processus de réclamation en cinq étapes
Chaque réclamation suit le même processus en cinq étapes. Nous faisons le travail; votre équipe garde une visibilité complète à chaque étape.
Inspecter
Chaque unité est inspectée et chaque problème couvert est relevé — au DAF, au PDI et pendant toute la garantie.
Documenter
Photos, main-d’œuvre, pièces et bonnes lignes FRC sont préparées selon la norme de chaque fabricant.
Déposer
Les réclamations sont soumises sur le portail du fabricant, avec les préautorisations requises.
Suivre
Chaque réclamation est suivie en révision — demandes d’info traitées, refus contestés, partiels poussés au complet.
Récupérer
Les paiements sont rapprochés des factures. Chaque dollar versé reste à votre concession — vous ne payez que votre forfait mensuel fixe.
Qui fait quoi à chaque étape
Votre concession continue de vendre et d’entretenir ses unités. Dealer Suite 360 porte le travail de réclamation, de la première inspection au paiement final.
1. Inspecter
Votre équipe : donne accès à l’unité et transmet les problèmes signalés par les clients. Dealer Suite 360 : inspecte au DAF, au PDI et pendant la garantie, et consigne chaque problème couvert au NIV de l’unité.
2. Documenter
Votre équipe : rien de plus à préparer. Dealer Suite 360 : rassemble les photos rapprochées et de contexte, la main-d’œuvre, les pièces et les bonnes lignes FRC selon la norme de chaque fabricant.
3. Déposer
Votre équipe : approuve l’approche. Dealer Suite 360 : soumet la réclamation sur le portail du fabricant, demande les préautorisations requises et consigne les numéros de réclamation et de préautorisation.
4. Suivre
Votre équipe : suit le statut dans le portail. Dealer Suite 360 : répond aux demandes d’information, conteste les lignes refusées et pousse les approbations partielles vers le plein paiement.
5. Récupérer
Votre équipe : reçoit le paiement. Dealer Suite 360 : rapproche les paiements des factures et des lignes de réclamation. Nous ne prenons aucune part du paiement.
Ce que vous voyez dans le portail
Chaque réclamation est visible dans votre portail concessionnaire en temps réel — plus besoin d’appeler pour savoir où elle en est. Votre personnel voit le travail, et vos clients suivent leur propre réclamation dans un portail client à votre image.
- Statut en temps réel de chaque réclamation et de chaque ligne FRC
- Photos, main-d’œuvre, pièces et documentation jointes à chaque réclamation
- Inspections PDI et DAF et inventaire par NIV au même endroit
- Suivi des pièces lié aux réclamations concernées
- Portails propriétaire, personnel et client à votre image, en français, en anglais et en espagnol
Intégration : jusqu’à 30 jours
L’intégration est accompagnée par nos opérateurs, se branche à votre façon de travailler et prend généralement jusqu’à 30 jours. Dealer Suite 360 fonctionne en parallèle de votre DMS et ne remplace rien.
Vérifier votre concession
Nous vérifions votre compte et confirmons les fabricants avec lesquels vous travaillez.
Configurer vos portails
Nous configurons votre image de marque et vos portails propriétaire, personnel et client.
Commencer le travail sur les réclamations
Dès votre intégration terminée, nous ajoutons vos unités et commençons immédiatement vos réclamations.
Comment fonctionne le paiement
La récupération de réclamations est un seul forfait mensuel : Momentum à 799 $ par mois ou Turbo à 1 499 $ par mois pour un établissement, avec réclamations illimitées. Nous ne prenons aucune part : vous récupérez 20 000 $ en un mois, vous gardez les 20 000 $. Le même prix chaque mois, peu importe le nombre de réclamations.
Engagez-vous pour 12 mois et économisez 20 %. Les groupes de concessions et les entreprises à plusieurs établissements obtiennent une soumission Enterprise, et tous les autres services sont des options. Commencez par un audit gratuit de vos réclamations : vous voyez ce que vous laissez sur la table avant de payer un dollar.
Vous approuvez l’approche. Nous l’exécutons. Chaque réclamation est visible dans votre portail en temps réel.
Fonctionnement : questions fréquentes
Qui dépose les réclamations de garantie — nous ou Dealer Suite 360?
Dealer Suite 360. Nos spécialistes soumettent chaque réclamation sur le portail du fabricant, consignent les numéros de réclamation et de préautorisation, et suivent chaque ligne jusqu’à une décision.
Que doit encore faire notre équipe de service?
Très peu, au-delà de donner accès aux unités et de transmettre les problèmes signalés par les clients. La documentation, le dépôt, le suivi, les contestations et le rapprochement sont assurés par Dealer Suite 360.
Combien de temps prend l’intégration?
Généralement jusqu’à 30 jours. L’intégration est accompagnée : nous vérifions votre concession, branchons votre flux de travail, configurons vos portails et formons votre équipe. Une fois l’intégration terminée, le travail sur les réclamations commence immédiatement.
Comment savoir où en est une réclamation?
Dans votre portail concessionnaire, en temps réel. Chaque réclamation, ligne FRC, photo et statut est visible pour votre personnel, et les clients suivent leur propre réclamation dans le portail client.
Que se passe-t-il quand une réclamation est refusée?
Nous la contestons. La plupart des refus viennent d’un problème corrigible, comme un mauvais code FRC ou une photo manquante; la ligne est donc retravaillée, resoumise et poussée vers le plein paiement.
Quand payons-nous Dealer Suite 360?
Votre forfait est facturé une fois par mois, ou une fois par année si vous vous engagez pour 12 mois et économisez. C’est tout : aucun pourcentage sur vos réclamations et aucuns frais par réclamation, donc chaque dollar récupéré reste à votre concession. Les services optionnels sont facturés selon l’entente écrite.