Réclamations DAF de VR : fonctionnement et dépôt. Une réclamation DAF couvre les défauts et dommages constatés à l’arrivée d’un VR neuf. Votre équipe prend les photos; Dealer Suite 360 dépose et suit le dossier.
Ce qu’est une réclamation DAF
DAF signifie Dealer Authorization Form, le formulaire d’autorisation du concessionnaire : l’inspection que votre concession fait quand une unité descend du camion, avant son entrée en inventaire. On parle aussi de réclamations à l’arrivée ou de dommages à l’arrivée. Tout ce qui cloche à ce moment, défaut de fabrication ou dommage de transport, est consigné avant qu’un client ait touché à l’unité.
C’est ce qui fait des réclamations DAF parmi les plus propres qu’une concession dépose. Aucune question d’usage ou d’abus, aucun client qui attend la réparation, et le fabricant répond encore de l’état dans lequel l’unité a été expédiée. Le piège, c’est le délai et la documentation : chaque fabricant fixe son propre délai et ses propres règles pour les réclamations à l’arrivée, et un constat non documenté à l’arrivée est beaucoup plus difficile à réclamer ensuite.
Qui dépose une réclamation DAF
Le réclamant est toujours votre concession : la réclamation est déposée sur le portail concessionnaire du fabricant sous votre compte, et le fabricant paie votre concession. Ce qui varie, c’est qui fait le travail. Dans la plupart des concessions, il tombe sur un administrateur de garantie ou un conseiller technique, entre tout le reste, et les réclamations à l’arrivée attendent que quelqu’un ait le temps.
Avec Dealer Suite 360, le dépôt, c’est notre affaire. Vos techniciens photographient l’unité dans l’application DS360; nos spécialistes analysent les photos, décident de ce qui est réclamable, montent la réclamation et la déposent sur le portail du fabricant avec votre accès concessionnaire. Dealer Suite 360 n’est jamais sur place : votre équipe fait l’inspection avec l’application, nous faisons tout ce qui suit.
Du camion jusqu’au paiement
Votre concession s’occupe de l’inspection et des réparations. Nous nous occupons de tout le reste.
Photographier à l’arrivée
Votre technicien ouvre l’unité par son NIV dans l’application DS360 et la photographie à l’arrivée : plaque du NIV, extérieur, toit, intérieur et chaque constat, avec un gros plan et une photo de contexte. Les dommages de transport visibles sont aussi inscrits sur les documents de livraison avant le départ du chauffeur.
Nous trions et montons
Nos spécialistes examinent chaque photo, écartent ce qui n’est pas réclamable, séparent les dommages de transport des défauts de fabrication et rédigent chaque ligne avec la plainte, la cause et la correction, les opérations de main-d’œuvre et les bonnes photos, selon les normes du fabricant.
Nous déposons et suivons
Nous déposons la réclamation DAF sur le portail du fabricant, consignons les numéros de réclamation et de préautorisation, commandons et suivons les pièces, répondons aux demandes d’information, contestons les lignes refusées, demandons le paiement et fermons la réclamation.
Pourquoi les réclamations DAF sont refusées ou payées en partie
Chacun de ces cas est un problème de documentation, et chacun est quelque chose que nous repérons avant le dépôt.
Déposée trop tard
Les fabricants fixent des délais de déclaration pour les constats à l’arrivée, et ils ne sont pas les mêmes d’un fabricant à l’autre. Nous déposons selon la politique en vigueur de chaque fabricant, pas selon une règle générale.
Aucune photo sur la ligne
Les fabricants approuvent ou refusent chaque ligne selon sa propre documentation. Un constat sans son gros plan et sa photo de contexte, lié au NIV, se refuse facilement.
Transport et fabrication mélangés
Les dommages de transport et les défauts de fabrication peuvent suivre des voies différentes selon le processus du fabricant. Nous les séparons pour que chaque constat aille là où il peut réellement être payé.
Préparation réclamée comme défaut
Le travail de préparation courant n’est pas un défaut du fabricant. Notre tri de l’admissibilité le garde hors de la réclamation pour qu’il ne nuise pas aux lignes réclamables.
Descriptions trop minces
Une ligne qui dit seulement « fuite » ou « moulure lâche » attire les questions. Nous rédigeons la plainte, la cause et la correction pour que l’évaluateur voie ce qui a été trouvé, pourquoi, et ce qui le corrige.
Réclamée de nouveau au PDI
Un constat déjà réclamé à l’arrivée ne doit pas être déposé de nouveau avant la livraison. Nous vérifions l’historique de réclamations de l’unité par son NIV avant chaque dépôt.
DAF, PDI ou garantie : où va chaque constat
Une même unité peut produire trois types de réclamations pendant son séjour chez vous. Ce qui cloche à son arrivée va sur la réclamation DAF. Ce que vos techniciens trouvent à l’inspection prélivraison, et qui n’était pas là ou a été manqué à l’arrivée, va sur la réclamation PDI. Ce que le client signale après la livraison est une réclamation de garantie, et les garanties du fabricant s’appliquent.
Les garder séparées fait partie du travail. Comme chaque réclamation dans votre portail est liée au NIV de l’unité, nous voyons ce qui a déjà été déposé sur chaque unité et gardons chaque constat sur la bonne réclamation, une seule fois.
Pour aller plus loin
Réclamations DAF : questions des concessionnaires
Que signifie DAF dans les réclamations de garantie VR?
DAF signifie Dealer Authorization Form, le formulaire d’autorisation du concessionnaire. C’est l’inspection que votre concession fait à l’arrivée d’une unité neuve, et la réclamation qui en découle couvre les défauts et les dommages de transport constatés à ce moment.
Qui dépose la réclamation DAF auprès du fabricant?
La réclamation appartient toujours à votre concession et lui est payée. Avec Dealer Suite 360, nos spécialistes la montent et la déposent sur le portail du fabricant avec votre accès concessionnaire, puis la suivent jusqu’au paiement.
Dealer Suite 360 inspecte-t-il l’unité à son arrivée?
Non. Dealer Suite 360 n’est jamais sur place. Votre équipe inspecte l’unité en prenant des photos dans l’application DS360; nous analysons les photos et faisons tout le travail de réclamation à partir de là.
De combien de temps disposons-nous pour déposer une réclamation DAF?
Cela dépend du fabricant : chacun fixe son propre délai de déclaration et ses propres règles pour les réclamations à l’arrivée. La bonne habitude est de photographier chaque unité le jour de son arrivée, pour que nous puissions déposer dans le délai du fabricant qui l’a construite.
Les dommages de transport se réclament-ils comme un défaut de fabrication?
Pas toujours. Selon le processus du fabricant et les conditions de livraison, les dommages de transport peuvent être traités autrement que les défauts de fabrication. Inscrivez les dommages visibles sur les documents de livraison avant le départ du chauffeur et photographiez-les dans l’application; nous acheminons chaque constat comme ce fabricant l’exige.
Combien coûte la prise en charge de nos réclamations DAF?
Les réclamations DAF sont incluses dans chaque forfait : un seul prix mensuel fixe, aucuns frais par réclamation, et vous gardez 100 % de ce que nous récupérons. Consultez les tarifs pour les forfaits.
Chaque unité neuve qui descend du camion peut porter une réclamation. Réservez votre audit de réclamations gratuit et nous vous montrerons quelles réclamations à l’arrivée votre concession laisse sans dépôt.